تفتح ادارة شئون الضباط لكل ضابط عند تعيينه ملفين ويسمى احدهما ملف الخدمة وتوضع فيه كل الاوراق والبيانات المتعلقة بخدمة الضابط. ويسمى الثاني الملف السري وتودع فيه تقاريره وسائر المعلومات التي لها صفة السرية. وتصدر لجنة الضباط العليا لائحة تنفيذية تبين الاسس والاجراءات التي يتم على اساسها تنظيم تلك الملفات واعداد تقارير الكفاءة.