يكون القيد في سجلات الواقعات وكتابة الشهادات والوثائق المستخرجة منها بالحبر الثابت وبخط واضح مع تدوين التواريخ بالارقام وبالحروف، ولا يجوز اختصار الكلمات او استعمال الرموز او ترك بياض اثناء القيد ويحظر حشر الكلمات والحشو بين السطور واجراء المسح والحك والتحريف في القيود. وفي حالة حدوث سهو اثناء التسجيل يتم التصحيح اللازم باجراء الشطب الخفيف على ان يؤشر في هامش الصفحة على كل تعديل او شطب او اضافة ويوقع على هذا التاشير وقت اجرائه كل من كاتب السجل المنوط به القيد ورئيسه المباشر.