يجب على كل شركات التامين وشركات اعادة التامين الخاضعة لاحكام هذا النظام ان تمسك حسابا مستقلا لكل فرع من فروع التامين حسب ما تحدده اللائحة التنفيذية لهذا النظام وكذلك امساك سجلات ودفاتر تقيد فيها وثائق التامين التي تصدرها الشركة مع بيان باسماء وعناوين حملة الوثائق ، وتاريخ ابرام كل وثيقة وسريانها والاسعار والشروط التي تشتمل عليها ، كما يدون في هذه السجلات والدفاتر كل تغيير او تعديل يطرا على تلك الوثائق ، ويجوز لمؤسسة النقد العربي السعودي ان تصدر ما تراه ضروريا من قرارات تلزم شركات التامين بان تقيد في الدفاتر والسجلات اي بيانات ترى انها ضرورية لمباشرة سلطتها في الرقابة والاشراف ، كما يجوز ان تدون البيانات الخاصة بالدفاتر والسجلات الانف ذكرها في الحاسب الالي وفقا للقواعد والاجراءات المنصوص عليها في اللائحة التنفيذية لنظام الدفاتر التجارية .