تكون الاتصالات مع الدول المضيفة او الجهات المنظمة للاجتماعات فيما يخص المشاركة فيها عن طريق وزارة الخارجية وان كانت الدعوة موجهة الى الجهة المختصة مباشرة. وتستثنى من ذلك الاجتماعات المتخصصة التي تشارك فيها المملكة بصفة دورية، على ان تزود وزارة الخارجية بنسخة من المكاتبات المتعلقة بمواعيدها. ويكون التعامل مع دعوات المشاركة في الاجتماعات الواردة من الدولة المضيفة او الجهة المنظمة وفقا للقواعد الاتية: 1 - تتلقى وزارة الخارجية الدعوات، وتتولى احالتها الى الجهة المختصة وفقا لموضوعها قبل الموعد المحدد للمشاركة بمدة كافية. واذا كان لوزارة الخارجية وجهة نظر -ذات طبيعة سياسية- حيال الدعوة فتقدم مرئياتها مع الدعوة عند احالتها الى الجهة المختصة. واذا تلقت الجهة المختصة الدعوة بصفة مباشرة فتبلغ وزارة الخارجية بها وتزودها بصورة منها. 2 - تدرس الجهة المختصة الدعوة، ويقدر المسؤول الاول في الجهة مدى ملاءمة مشاركة المملكة وفقا لموضوع الاجتماع واهمية المشاركة. على ان يقتصر الرفع الى المقام السامي للاستئذان بالمشاركة على الاتي: ا‌ - الاجتماعات التي تتضمن مناقشة موضوعات حساسة، او التي تتطلب اتخاذ مواقف سياسية او دولية حيالها، او التي يترتب على المشاركة فيها التزامات مالية على المملكة، او التي تكون في دول تستدعي طبيعة العلاقات معها اخذ موافقة مسبقة، او التي يشارك فيها رئيس الجهة. ب‌ - الاجتماعات المتخصصة التي تشارك فيها المملكة بصفة دورية، ويكتفى فيها بالحصول على موافقة المقام السامي عند المشاركة الاولى، على ان توضح الطبيعة الدورية للمشاركة عند عرض الموضوع على المقام السامي. 3 - على الجهة المختصة عند رغبتها المشاركة مراعاة ما ياتي: ا‌ - ان تكون المشاركة بحسب الامكانات المتاحة لديها. ب‌ - ان تبلغ وزارة الخارجية بهذه المشاركة. ج - ان تاخذ مرئيات الجهات الحكومية ذات العلاقة او تعمل على مشاركتها ابتداء -متى استدعى الامر- من اجل تنسيق المواقف وتوحيدها. 4 - تدعو الجهة المختصة الجهات المشاركة لتسمية ممثليها في الوفد وتزويدها بالمعلومات المطلوبة عنهم وفقا للمادة (الرابعة) من التنظيم. 5 - تزود وزارة الخارجية الجهة المختصة بمعلومات الاتصال بالبعثة في الدولة المضيفة. تعديلات المادة المادة الثانية التعامل مع الدعوات - عدلت الفقرة الفرعية (ا) من الفقرة (2) من هذه المادة وذلك بموجب قرار مجلس الوزراء رقم (507) وتاريخ 1443/9/4ه ، لتكون بالنص الاتي: " الاجتماعات التي تتضمن مناقشة موضوعات حساسة ، او التي تتطلب اتخاذ مواقف سياسية او دولية حيالها ، او التي يترتب على المشاركة فيها التزامات مالية على المملكة ، او التي تكون في دول تستدعي طبيعة العلاقات معها اخذ موافقة مسبقة ، او التي يشارك فيها رئيس الجهة المرتبطة بالملك او برئيس مجلس الوزراء ، وفي حال عدم ارتباط الجهة باي منهما ، يكون الاذن بمشاركة الريئس ممن ترتبط به تلك الجهة او المشرف عليها ، او رئيس مجلس الادراة -او من في حكمه- اذا لم يحدد الارتباط التنظيمي للجهة او المشرف عليها ".