يجب على كاتب سجل المواليد في نهاية كل اسبوع اشعار ادارة الاحوال المدنية التي يتبعها ببيان على النموذج المعد لذلك يتضمن جميع واقعات الولادة التي قيدها في سجله مع ارفاق نسخة من شهادة الميلاد، وعلى الادارة قيد الواقعات خلال ثلاثة ايام في صفحة والد الطفل.