تلتزم الجهة المختصة والجهات المشاركة - والجهات الاخرى ذات العلاقة - بالاعداد الجيد والتنسيق والتعاون فيما بينها في سبيل انجاح مهمة الوفد وتقديم صورة مشرفة عن المشاركات الرسمية للمملكة والوفود الممثلة لها، ويشمل ذلك على وجه خاص ما ياتي: 1 - عقد اجتماع تنسيقي في المملكة بين الجهة المختصة والجهات المشاركة، وذلك قبل مدة كافية من موعد المشاركة، يحضره رئيس الوفد او نائبه وجميع اعضاء الوفد، واذا تعذر عقد الاجتماع في المملكة فينعقد خارج المملكة في اقرب وقت ممكن. ويهدف الاجتماع الى تحقيق الاتي: ا‌ - دراسة جدول الاعمال الخاص بالاجتماعات. ب‌ - ايضاح الهدف من مشاركة الوفد وبحث افضل السبل لتحقيقه. ج - تحديد الموقف الذي يجب اتخاذه اثناء مشاركة الوفد. د - توزيع الادوار بين اعضاء الوفد كل بحسب اختصاصه. ه - تحديد مهمات سكرتارية الوفد. 2 - تعد سكرتارية الوفد ملفا يحوي الوثائق والمعلومات الخاصة بموضوع الاجتماع وتزود به اعضاء الوفد. 3 - تتولى الجهة المختصة ترتيب مواعيد سفر الوفد، وتبلغ وزارة الخارجية بها كي تقوم بابلاغ البعثة في الدولة المضيفة. 4 - تقدم البعثة التسهيلات اللازمة للوفد.